Je workflow in de klas organiseren met Trello

© Joëlle Robberecht:

Wat is het?

Een tool om snel de workflow, activiteiten (projecten, groepswerk, to-do-list) van een scrum kunt opvolgen en beheren.

Per scrum creëer je een bord (board) dat weer meerdere kolommen (lists) bevat. Iedere kolom heeft een titel en daaronder creëer je meerdere taken of activiteiten in de vorm van kaarten.

Om Trello te gebruiken moet je een (gratis) account aanmaken via www.trello.com. De betaalde versie heeft meer mogelijkheden, toch biedt de gratis account heel wat uitgebreide functies. Er is een (online) webversie en een app voor op je smartphone. Trello loopt synchroon op alle apparaten die gekoppeld zijn aan dezelfde account.

Werking

Borden

De werking van Trello gebeurt met een dashboard waarop je verschillende borden plaatst. Ieder bord staat voor een project, groepswerk, klas, … Borden kun je onbeperkt aanmaken die je privé of openbaar kunt instellen. Je kan deelnemers aan je ‘board’ uitnodigen. Zo’n bord kun je delen met anderen. Die kunnen dan jouw bord bekijken, van commentaar voorzien of er ook in werken, afhankelijk van de instellingen.

Lijsten en kaarten

Een bord bestaat uit lijsten waarop je kaarten kunt bijhouden. Aan een kaart kun je bestanden koppelen, links, checklists en deadlines toevoegen.

Lijsten en kaarten zijn heel makkelijk van plaats te verwisselen door middel van drag en drop. Op die manier bouw je snel een visuele workflow op met kaarten waarop de verschillende deeltaken staan.

Je kan ook instellen om een kaart te volgen. Zo word je op de hoogte gehouden bij wijzigingen aan de kaart. Een kaart die je volgt, herken je aan het oogje.

Je kan heel snel een kaart toevoegen via ‘Een kaart toevoegen …’. Een kaart ziet er als volgt uit.

1  Je kan aan een kaart meer informatie toevoegen zoals ‘Bijlagen’, ‘Checklists’. Om de kaarten te organiseren kun je ook labels toekennen en een vervaldag instellen. Via ‘Leden’ kun je mensen toevoegen aan je bord, zodat je gemakkelijk samen kan werken.Onder de keuze ‘Acties’ heb je de mogelijkheid om een kaart te volgen. Bij elke wijziging word je dan op de hoogte gebracht. Daarnaast kun je kaarten verplaatsen of kopiëren naar andere borden.3  Je kan opmerkingen toevoegen met de nodige bestanden, links.4 Onder Activiteiten zie je de laatste wijzigingen door wie en wanneer.

Helemaal rechts bovenaan op je bord staat een plusteken om drie dingen toe te voegen: een nieuw bord, een persoonlijk team of een bedrijfsteam. De laatste optie is uitsluitend beschikbaar voor de betaalde versie.

Trello in het onderwijs

Takenlijst

Leerkrachten kunnen makkelijk en overzichtelijk plannen: Een kaart met ‘to-do’, ‘mee bezig’ en ‘gedaan’. Aan die kaarten voeg je dan taken toe, die je vervolgens kunt verschuiven naarmate je taken afrondt. Dat maakt visueel duidelijk wat je nog moet doen, waar je mee bezig bent en wat je al hebt afgerond.

Leerlingen kunnen het op die manier ook gaan gebruiken als planbord voor taken, toetsen, examens.

Leerplandoelstellingen opvolgen

Het is ook een handige tool om leerplandoelstellingen op te volgen. Je maakt per maand een lijst aan. Op die lijst kun je dan de leerplandoelstellingen voor die maand bijhouden door kaarten aan te maken. Op die kaarten kun je dan documenten, opmerkingen, toevoegen. Wat je die maand niet besproken hebt, schuif je naar de volgende maand. Als je samenwerkt met een collega is het handig dit bord te delen. Elke collega kan dan aangeven wie bepaalde leerplandoelstellingen heeft bereikt. Er wordt hier gebruik gemaakt van labels (de kleuren) om het overzicht te behouden over de verschillende competenties.

Je kan aan een kaart meer informatie toevoegen zoals extra notities, opsommingen, bestanden, links, … Je doet dit door op de kaart te klikken. In de afbeelding hieronder een voorbeeld van een kaart waarbij de onderdelen van een leerplandoelstelling werden afgevinkt.

Samenwerken

Samen met anderen kun je lijsten aanmaken, kaartjes aanmaken en er zo in werken. Daarbij is het zichtbaar wie met welke kaart werkt én is er de mogelijkheid de kaartjes van kleurenlabels te voorzien. Zo is het voor iedereen heel overzichtelijk wie met wat bezig is. Hieronder zie je een voorbeeld van een project dat zich in fase 1 bevindt. Voor elke fase is er een nieuw bord. Op het bord worden lijsten bijgehouden met kaarten die moeten worden afgewerkt.

De labels (de kleuren) worden gebruikt om het overzicht te behouden over wat afgewerkt is. Groen = Afgewerkt, Geel = Aan bezig, … Je kan ook een deadline instellen waarop een bepaalde taak dient afgewerkt te zijn..

Het is daarbij een goed idee om de list ‘controle’ aan te maken, zodat andere groepsgenoten een taak kunnen controleren voordat die in de ‘gedaan’ list komt.

Je kan extra deelnemers uitnodigen tot een bord via het menu.

Hieronder zie je een voorbeeld van een project waarbij er dagelijks taken worden toegekend aan de leerlingen. Namen kunnen op die manier gemakkelijk dagelijks worden verschoven.

Je kan een deadline toevoegen aan een kaart en alle kaarten met deadlines bekijken op een agenda. De agenda is standaard niet aanwezig maar kan wel als functie toegevoegd worden. Je kan per bord extra functies koppelen. Je vindt deze extra functies onder het menu, Power-Ups.

Een handige optie in het onderwijs is het stemmen op kaarten. Deze optie ‘Stemmen’ gebeurt ook via Power-Up en moet je dus handmatig inschakelen via het menu.

Op die manier kun je met de klas aan ideeën gaan werken. Elke leerling kan dan stemmen op een kaart. Zo krijg je een mooi overzicht van wie gestemd heeft. In onderstaande afbeelding kan je zien dat er gestemd is op een card.

Je kan Trello ook als een soort elektronische leeromgeving gebruiken. Je maakt dan voor jouw vak een bord aan. Zo kun je per week een planning met opdrachten toevoegen. De uitgenodigde studenten kunnen dan reageren op de opdrachten en bestanden plaatsen.

Bij het klikken op ‘Borden’ krijg je een overzicht van alle recente borden, jouw persoonlijke borden en borden die met jou zijn gedeeld.

Wanneer je wordt toegevoegd als deelnemer aan een bord, krijg je hiervan een melding.